Sponsorcontract voorbeeld: zo maak je een professioneel sponsorcontract
Sponsorcontract voorbeeld: zo maak je een professioneel sponsorcontract
Een sponsorcontract legt zwart op wit vast wat een sponsor en een organisatie met elkaar afspreken. Of het nu gaat om een sportevenement, een festival of een cultureel project — een duidelijke overeenkomst voorkomt misverstanden en maakt de samenwerking professioneel en betrouwbaar.
Zonder schriftelijke afspraken kan al snel onduidelijkheid ontstaan over betalingen, logo-vermeldingen of de duur van de sponsoring. In dit artikel lees je stap voor stap wat er in een goed sponsorcontract hoort te staan en vind je onderaan een volledig sponsorcontract voorbeeld dat je kunt gebruiken of aanpassen aan je eigen situatie.
Wat is een sponsorcontract?
Een sponsorcontract (ook wel sponsorovereenkomst genoemd) is een juridisch document tussen een sponsor en een organisatie. De sponsor levert een financiële bijdrage of ondersteuning in goederen of diensten. In ruil daarvoor krijgt de sponsor zichtbaarheid, publiciteit of andere voordelen.
Een goed contract maakt afspraken concreet:
- wat de sponsor levert
- welke tegenprestaties de organisatie biedt
- hoe lang de samenwerking duurt
- wat er gebeurt bij annulering of geschillen
Het geeft beide partijen houvast en voorkomt dat er later discussies ontstaan.
Waarom een sponsorcontract onmisbaar is
Een duidelijk sponsorcontract beschermt niet alleen de belangen van beide partijen, het zorgt ook voor structuur en professionaliteit in de samenwerking.
Met een goed opgesteld contract:
- weet de sponsor precies welke zichtbaarheid hij krijgt
- weet de organisatie welke verplichtingen gelden
- zijn betaling, merkgebruik en duur helder geregeld
- blijft de reputatie van beide partijen beschermd
Zonder contract werk je eigenlijk op basis van vertrouwen alleen — en dat is risicovol bij grotere bedragen of langdurige samenwerkingen.
De belangrijkste onderdelen van een sponsorcontract
Hieronder vind je de onderdelen die in elk professioneel sponsorcontract voorbeeld thuishoren.
1. Partijen en doel
Noem duidelijk wie de sponsor en de organisatie zijn, met naam, adres en contactpersoon. Beschrijf kort het doel van de sponsoring, bijvoorbeeld: “Sponsoring van het jaarlijkse wielerevenement XYZ.”
2. Looptijd en stilzwijgende verlenging
Vermeld de start- en einddatum van de samenwerking.
Als beide partijen tevreden zijn, is het handig om een stilzwijgende verlenging op te nemen: het contract loopt automatisch met een jaar door als niemand het opzegt, bijvoorbeeld 60 dagen voor afloop.
3. Sponsorbijdrage
Leg vast wat de sponsor levert: geld, goederen, diensten of een combinatie daarvan. Vermeld het totaalbedrag, het betaalschema en eventuele bijkomende kosten (zoals transport of drukwerk).
4. Verplichtingen van de organisatie
De organisatie zorgt dat de sponsor de afgesproken zichtbaarheid krijgt. Denk aan:
- logo-plaatsing op borden, banners of online
- vermelding in persberichten of social media
- toegang tot het event of VIP-kaarten
- rapportage over bereikte resultaten
5. Verplichtingen van de sponsor
De sponsor betaalt op tijd, levert zijn logo’s en promotiemateriaal aan en geeft toestemming voor gebruik van het merk binnen de afgesproken periode.
6. Intellectueel eigendom
De sponsor blijft eigenaar van zijn merk- en beeldmateriaal. De organisatie krijgt alleen een tijdelijk, niet-exclusief gebruiksrecht voor de uitvoering van de overeenkomst.
7. Exclusiviteit
Als exclusiviteit is afgesproken (bijv. “enige dranksponsor”), leg dan vast voor welke productcategorie en voor hoe lang dat geldt.
8. Rapportage en transparantie
Spreek af hoe de organisatie de sponsor informeert over de uitvoering: bijvoorbeeld met foto’s, mediabereik of bezoekersaantallen.
9. Annulering of wijziging van het event
Wordt het event afgelast of uitgesteld? Dan maken partijen samen nieuwe afspraken over terugbetaling of verplaatsing van de sponsorbijdrage.
10. Aansprakelijkheid en reputatie
Beperk aansprakelijkheid tot de waarde van de sponsorbijdrage, behalve bij opzet of grove nalatigheid.
Neem ook een reputatieclausule op: als een van de partijen negatieve publiciteit veroorzaakt, mag de ander het contract beëindigen.
11. Vertrouwelijkheid en privacy
Zet erin dat alle vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens zorgvuldig worden behandeld volgens de AVG (GDPR).
12. Toepasselijk recht en geschillen
Sluit af met welk recht geldt (bijvoorbeeld Nederlands recht) en bij welke rechtbank of arbitrage geschillen worden beslecht.
Wanneer juridisch advies verstandig is
Voor lokale of kleinere sponsorbedragen is een standaardovereenkomst meestal voldoende.
Bij internationale samenwerkingen of hogere bedragen is het slim om het contract juridisch te laten controleren — zeker bij exclusiviteit, gebruik van beeldmateriaal of langere looptijden.
Voorbeeld sponsorcontract
Hieronder vind je een compleet sponsorcontract voorbeeld dat als basis kan dienen voor jouw samenwerking. Pas de details aan jouw event en afspraken aan.
Sponsorcontract
tussen [Naam Sponsor] en [Naam Organisatie]
1. Partijen
Sponsor: [Bedrijfsnaam, adres, contactpersoon, e-mail] Organisatie: [Naam organisatie, adres, contactpersoon, e-mail]
Samen “Partijen” genoemd en afzonderlijk “Partij”.
2. Doel van de overeenkomst
Deze overeenkomst legt de samenwerking vast tussen de Sponsor en de Organisatie met betrekking tot [naam event of activiteit], inclusief verplichtingen, tegenprestaties en voorwaarden.
3. Looptijd en verlenging
- De overeenkomst gaat in op [startdatum] en eindigt op [einddatum].
- Als geen van de partijen uiterlijk [60 dagen] voor de einddatum opzegt, wordt het contract stilzwijgend met één jaar verlengd onder dezelfde voorwaarden.
- Wijzigingen of verlengingen worden schriftelijk bevestigd.
4. Sponsoring en betaling
- De Sponsor levert [bedrag / goederen / diensten / combinatie] met een waarde van [€-bedrag].
- Betaling volgt volgens het afgesproken schema.
- Extra kosten, zoals transport of installatie, worden alleen vergoed als dit schriftelijk is overeengekomen.
5. Verplichtingen van de organisatie
De Organisatie zal:
- De afgesproken sponsorvoordelen uitvoeren, zoals vermeld in Bijlage A.
- De Sponsor informeren over voortgang en promotiekansen.
- Bewijsmateriaal of rapportage leveren indien gevraagd.
- Merkuitingen van de Sponsor alleen gebruiken binnen de afgesproken context.
6. Verplichtingen van de sponsor
De Sponsor zal:
- Tijdig betalen en benodigde materialen aanleveren.
- De Organisatie toestemming geven om merk en logo’s te gebruiken binnen de afgesproken periode.
7. Intellectueel eigendom
De Sponsor behoudt alle rechten op merken, logo’s en communicatiemiddelen. De Organisatie krijgt een tijdelijk gebruiksrecht voor de duur van het contract.
8. Exclusiviteit
Indien overeengekomen, geldt exclusiviteit voor de afgesproken product- of dienstencategorie, vastgelegd in Bijlage A.
9. Rapportage
De Organisatie houdt een overzicht bij van uitgevoerde sponsoractiviteiten en levert op verzoek een samenvattend rapport.
10. Annulering
Bij annulering, uitstel of wijziging van het event bespreken Partijen een redelijke oplossing of gedeeltelijke terugbetaling.
11. Aansprakelijkheid
- Elke Partij is verantwoordelijk voor eigen verplichtingen.
- Geen van de Partijen is aansprakelijk voor indirecte schade of winstderving.
- De maximale aansprakelijkheid is beperkt tot het totale sponsorbedrag, behalve bij opzet of grove nalatigheid.
12. Reputatie
Als één van de Partijen gedrag vertoont dat de reputatie van de ander ernstig schaadt, mag de overeenkomst onmiddellijk worden beëindigd.
13. Vertrouwelijkheid en privacy
Alle vertrouwelijke informatie wordt strikt geheimgehouden. Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de geldende privacywetgeving.
14. Overmacht
Geen van de Partijen is aansprakelijk bij overmacht, waaronder natuurrampen, pandemieën of overheidsmaatregelen.
15. Beëindiging
De overeenkomst kan worden beëindigd:
- Bij ernstige tekortkoming na ingebrekestelling;
- Met wederzijds akkoord;
- In situaties genoemd bij reputatieschade of overmacht.
Reeds verschuldigde bedragen blijven opeisbaar.
16. Toepasselijk recht
Op deze overeenkomst is [land] recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te [plaats], tenzij anders overeengekomen.
17. Ondertekening
Deze overeenkomst treedt in werking na ondertekening door beide Partijen.
Digitale ondertekening is toegestaan en rechtsgeldig.
Beide Partijen ontvangen een kopie voor hun administratie.
Bijlage A – Overzicht sponsorvoordelen
- Vermelding op website en promotiemateriaal
- Logo-plaatsing op borden of banners
- Vermelding in social-mediaberichten of persberichten
- Toegang tot [aantal] kaarten of VIP-plekken
- Eventuele exclusiviteit binnen [categorie]
- Overige afspraken: [invulveld]
Alles veilig bewaren en beheren
Een goed sponsorcontract opstellen is stap één maar het correct bewaren en beheren ervan is minstens zo belangrijk. Facturen, bijlagen en afspraken verdwijnen vaak verspreid over e-mails of losse mappen, waardoor overzicht snel verloren gaat.
Daarom gebruiken steeds meer organisaties Sponsorvista om hun sponsoring centraal te beheren.
In Sponsorvista kun je alle sponsorcontracten, facturen, afspraken en contactmomenten veilig opslaan in één systeem. Zo houd je grip op betalingen, looptijden en communicatie, zonder losse bestanden of zoekwerk.
Een sterk contract vormt de basis van succesvolle sponsoring, maar een slim beheersysteem zoals Sponsorvista maakt het écht professioneel en efficiënt.
