Wat doet een sponsorcommissie? Tips en praktische stappen

Een sponsorcommissie is het team binnen de club of organisatie dat zich bezighoudt met alle zaken rond sponsoring. Van het werven van nieuwe sponsoren tot het onderhouden van relaties en het regelen van contracten en facturatie – de sponsorcommissie organiseert het sponsorbeleid van de sportclub.

In deze blog lees je wat een goede sponsorcommissie anno nu doet, hoe je er één samenstelt en hoe je met de juiste aanpak en hulpmiddelen (zoals een CRM-systeem) meer uit sponsoring haalt. Deze tips zijn bedoeld voor bestuursleden en vrijwilligers van sportclubs die op zoek zijn naar een duidelijke aanpak om sponsorbeheer en sponsoring werven succesvoller te maken.

Waarom een sponsorcommissie onmisbaar is

Sponsoring vormt voor veel sportverenigingen een essentiële bron van inkomsten. Naarmate een vereniging groeit en meer sponsoren wil aantrekken, wordt het te veel werk voor één bestuurslid. Daarom is een aparte sponsorcommissie zo belangrijk.

Een sponsorcommissie heeft een belangrijke en omvangrijke taak. Vaak denken mensen alleen aan sponsorwerving, maar er komt veel meer bij kijken: communicatie met sponsoren, sponsorbeleid opstellen, administratie, sponsorovereenkomsten beheren en facturatie. Een goede sponsorcommissie run je bijna als een klein bedrijf met duidelijke functies en afspraken.

Samenstelling van een goede sponsorcommissie

Een effectieve sponsorcommissie bestaat uit meerdere mensen met verschillende vaardigheden. Minimaal drie leden is gewenst om alle taken goed te kunnen verdelen.

Ideale bezetting: 3–4 personen voor een gemiddelde sportvereniging. Bij grotere clubs kan dit meer zijn, afhankelijk van het aantal sponsoren.

De juiste mensen kiezen:

• Een sales-type voor actieve sponsorwerving.

• Iemand met een groot zakelijk netwerk om deuren te openen.

• Een administratieve kracht voor sponsorbeheer en sponsorovereenkomsten.

Zo benut je ieders talent en houd je het werk overzichtelijk.

Belangrijkste taken van de sponsorcommissie

1. Sponsorwerving: nieuwe sponsoren vinden en benaderen

• Maak een gerichte prospectlijst van bedrijven die bij de sportvereniging passen.

• Stem de sponsoraanpak af op de doelen van de sponsor.

• Gebruik het netwerk van leden en vrijwilligers.

• Benader sponsoren persoonlijk en professioneel – als partner, niet als geldschieter.

2. Relatiebeheer: bestaande sponsoren behouden

• Kom afspraken altijd na.

• Zorg voor regelmatig en waardevol contact.

• Betrek sponsoren bij clubactiviteiten.

• Pak problemen snel en professioneel op.

3. Administratie en financiën

• Leg alle sponsorovereenkomsten en afspraken vast.

• Stuur facturen tijdig en houd betalingen bij.

• Coördineer sponsoruitingen (borden, kleding, online zichtbaarheid).

• Evalueer en actualiseer het sponsorbeleid jaarlijks.

Tip: gebruik een CRM voor sponsoring zoals Sponsorvista om alles centraal te beheren, herinneringen te automatiseren en nieuwe aanvragen direct te verwerken.

4. Vrijwilligers en continuïteit: voorkom kennisverlies

Een sponsorcommissie draait vaak op vrijwilligers. Zodra iemand stopt, gaat er veel waardevolle informatie verloren: afspraken met sponsoren, wie al benaderd is, en welk lid een goed netwerk heeft.

Daarom is het belangrijk om alle informatie centraal en digitaal te bewaren. Met een systeem zoals Sponsorvista leg je alle sponsorinformatie vast. Zo blijft kennis behouden, ook als vrijwilligers wisselen. Nieuwe commissieleden kunnen zich snel inwerken en de continuïteit van sponsorbeheer blijft gewaarborgd.

5. Communicatie en activatie

• Bied meer waarde dan alleen een logo op een bord.

• Organiseer activaties en events met sponsoren.

• Laat zien wat sponsoring oplevert met cijfers en resultaten.

• Evalueer en breid succesvolle samenwerkingen uit.

De juiste sponsoren kiezen

Niet elke sponsor past bij elke club. Let op:

• Fit met de clubwaarden – kies sponsoren die bij je sportvereniging passen.

• Exclusiviteit – voorkom conflicten tussen concurrenten.

• Lokaal vs. landelijk – stem de sponsorstrategie af op de schaal van je vereniging.

• Doelstellingen van de sponsor – zorg dat de samenwerking waarde oplevert voor beide partijen.

Conclusie: een sponsorcommissie sportvereniging legt de basis voor succes

Een sponsorcommissie sportvereniging is goud waard. Het gaat niet alleen om sponsorwerving, maar om structuur, continuïteit en relatiebeheer. Door taken slim te verdelen, een sterk sponsorbeleid te voeren en een CRM voor sponsorbeheer te gebruiken, bouw je aan lange termijn succes.

Met de juiste mensen, duidelijke afspraken en moderne tools zoals Sponsorvista zorg je dat sponsoren zich echt betrokken voelen. Dat leidt tot langdurige samenwerkingen, meer stabiliteit voor de sportvereniging en meer plezier voor de vrijwilligers die het doen.