Sponsoren administratie: financieel jaar of seizoen?

Financieel jaar of seizoen: waarom deze keuze bepalend is voor inzicht en vergelijking

De keuze tussen werken met een financieel jaar of met een seizoen gaat verder dan administratie alleen. Het raakt ook je boekhouder, je rapportages en de manier waarop je succes vergelijkt. Zonder duidelijke afspraken hierover ontstaat ruis, verkeerde conclusies en onnodige discussies.

Je boekhouder werkt niet automatisch in jouw sponsorlogica

Veel organisaties denken inhoudelijk in seizoenen, terwijl hun boekhouder rapporteert in jaren. Dat is logisch, maar niet zonder risico.

Daarom is het belangrijk dat deze keuze expliciet wordt vastgelegd. In een systeem zoals Sponsorvista wordt dit al tijdens de onboarding ingericht. Je geeft één keer aan:

• of je werkt per financieel jaar of per seizoen

• en, als je in seizoenen werkt, wanneer het seizoen start

Vanaf dat moment sluiten sponsoren administratie, rapportages en inzicht hierop aan.

Zonder deze afstemming ontstaat verwarring.

Als jij spreekt over:

• dit seizoen

• vorig seizoen

• groei ten opzichte van het vorige seizoen

en je boekhouder rapporteert in:

• kalenderjaren

• boekjaren

• jaar op jaar vergelijkingen

dan praat je feitelijk langs elkaar heen.

Het gevolg:

• cijfers die inhoudelijk niet aansluiten

• onduidelijke rapportages

• verkeerde interpretaties van groei of daling

Inzicht vraagt om vergelijkbaarheid

Een van de meest gestelde vragen is:
doen we het beter dan vorig jaar?

Maar die vraag kan twee betekenissen hebben:

• ging het dit kalenderjaar beter dan vorig kalenderjaar

• ging het dit seizoen beter dan vorig seizoen

Dat verschil is cruciaal. Zeker bij organisaties waar een groot deel van de sponsorinkomsten in een specifieke periode van het jaar valt.

Vergelijk je een half seizoen met een volledig jaar, dan kloppen conclusies simpelweg niet.

Waarom iedereen dezelfde taal moet spreken

Goede sponsoren administratie vraagt om afstemming tussen:

• organisatie

• boekhouder

• bestuur

• commerciële verantwoordelijken

Niet per se dezelfde periode, maar dezelfde definities.

Bijvoorbeeld:

• wat verstaan we onder een sponsorjaar

• wanneer begint en eindigt een seizoen

• hoe rapporteren we tussentijds

• welke cijfers gebruiken we intern en extern

Zonder deze afspraken wordt sturen op data onmogelijk.

Seizoensdenken vraagt om aangepaste rapportages

Als je organisatie in seizoenen werkt, moeten je rapportages dat ook doen.

Dat betekent:

• seizoensrapportages naast financiële jaarcijfers

• duidelijke verdeling van sponsorcontracten over periodes

• inzicht in prestaties per seizoen

Zo kun je onderbouwd zeggen:

• dit seizoen deden we het beter dan vorig seizoen

• de sponsorwaarde is gegroeid

• bepaalde sponsoren zijn afgehaakt

Structuur voorkomt discussie achteraf

Veel discussies ontstaan niet door slechte prestaties, maar door onduidelijke meetmethodes.

Door vooraf vast te leggen:

• in welke periode je werkt

• hoe je vergelijkt

• welke cijfers leidend zijn

voorkom je interpretatieverschillen achteraf.

Eén bron van waarheid voor sponsoren administratie

Organisaties die sponsoren professioneel beheren, werken met één centrale structuur waarin:

• sponsordeals gekoppeld zijn aan seizoenen

• financiële verwerking aansluit op het boekjaar

• rapportages flexibel per periode te bekijken zijn

Daarom kiezen steeds meer clubs, verenigingen en eventorganisaties voor een systeem waarin sponsorjaren, seizoenen en financiële jaren naast elkaar kunnen bestaan, zonder dat overzicht verloren gaat.

Niet om complexiteit toe te voegen, maar juist om die weg te nemen.