Eenvoudig sponsorbeheer: de 9 functionaliteiten van Sponsorvista

Stel je eens voor: een bruisende vereniging, blije leden in nieuw gesponsorde tenues en achter elke activiteit of elk evenement een team aan vrijwilligers die zich onvermoeid inzetten om sponsoren binnen te halen. Vaak is de realiteit net even anders. Vrijwilligers met een druk leven, informatie staat overal en nergens, potentiële sponsorovereenkomsten worden niet opgevolgd of zelfs vergeten. Frustratie alom.

Met Sponsorvista – dé alles-in-één sponsortool – wordt het leven van de vrijwilligers in je sponsorcommissie eenvoudig gemaakt. Met een scala aan functionaliteiten wordt sponsorbeheer simpel, waardoor je vrijwilligers efficiënt kunnen werken, tijd besparen en zich concentreren op wat echt belangrijk is: de vereniging laten bloeien! De negen essentiële functionaliteiten die Sponsorvista biedt zorgen voor eenvoudig sponsorbeheer en maken hét verschil voor jouw vereniging.

Ben je altijd opzoek naar sponsorgegevens in verschillende bestanden? Of moet je andere commissieleden najagen om de informatie te verkrijgen? Dat is nu verleden tijd. Met de contactbeheerfunctie leg je niet alleen de contactpersonen van je sponsorovereenkomst vast, maar organiseer en beheer je alle informatie zoals gemaakte afspraken, sponsorbedragen, contactmomenten en meer. Alles in één centraal systeem waar iedereen toegang toe heeft. Ook het vastleggen van potentiële sponsoren is appeltje-eitje. Contactmomenten, reacties, toezeggingen. Het komt allemaal samen in Sponsorvista. Zo heeft iedereen direct inzicht en is de overdracht van informatie bij wisseling van de wacht niet langer een frustrerend proces.

Heb je niet direct inzicht over bijvoorbeeld eerder gevoerde gesprekken als je een potentiële sponsor op wil volgen? Als aanvulling op de contactbeheerfunctie heeft Sponsorvista een geïntegreerd sponsoroverzicht. Dit maakt het nóg makkelijker om alle sponsorgegevens gestructureerd bij te houden. Contactinformatie, sponsorpakketten, lopende en afgeronde sponsorovereenkomsten, facturatie en veel meer in één oogopslag. Je bent altijd op de hoogte van de laatste status.

Ben je voor ieder factuur weer handmatig aan het aanklooien in Excel of Word? Met de facturatiemodule in Sponsorvista is je factuur – in eigen huisstijl – met een druk op de knop gegenereerd. Na de controle stuur je de factuur via het geïntegreerde e-mailsysteem van Sponsorvista. Makkelijk toch? Geen gedoe meer met spreadsheets op je zondagmiddag!

Beginnen je handen te zweten als je met een potentiële sponsor contact op moet nemen? Twijfel je over je verhaal? Vind je het lastig om geld te vragen? Sponsorwerving is een continu proces dat een helder plan vereist. Geef een status of een label mee aan een potentiële sponsor in Sponsorvista, en maak het eenvoudig inzichtelijk welke kansrijke bedrijven je gaat benaderen. Zo zijn de wervingsactiviteiten overzichtelijk georganiseerd en makkelijk op te volgen, ook voor andere commissieleden. Samen werken aan het eerste contact tot het sluiten van een overeenkomst. Geen potentiële sponsor blijft jullie nog onopgemerkt.

De weken vliegen aan je voorbij. Je hebt je baan, je gezin. En als je dan op zondagmiddag eindelijk tijd hebt om wat werk voor de vereniging te doen, realiseer je je dat je al de hele week vergeten bent dat ene mailtje uit te sturen. Doodzonde als het gaat om extra sponsorinkomsten. In Sponsorvista zorgt de alarmbel dat je nooit meer je belangrijke deadlines, taken en afspraken vergeet. Zo zit je weer bovenop je takenlijst.

Stel je voor iedere sponsorovereenkomst opnieuw een contract op? Dat is nu verleden tijd. Met de contractenmodule in Sponsorvista genereer je het contract automatisch op basis van de door jou opgegeven data en in ook meteen in de huisstijl van je vereniging. Wel zo makkelijk. Zo ga je met vertrouwen voor de lange termijn een sponsorrelatie aan.

Is het een zoektocht naar overzicht voor een volgend sponsorjaar? In het dashboard zie je in een oogopslag welk team volgend seizoen weer een nieuwe sponsor nodig heeft of welke bedrijven al eerder interesse hebben getoond in sponsoring. Geen kans laat je meer onbenut.

Heb je moeite om te achterhalen of er al gefactureerd is, of wat de betaalstatus van een factuur is? Met de boekhoudfunctie worden je facturen gesynchroniseerd met de boekhouding via een API koppeling (indien beschikbaar). Zo heb je direct inzicht in de sponsorovereenkomsten die zijn gefactureerd, nog gefactureerd moeten worden en de betaalstatus.

Samenwerken binnen je vereniging kan een kriem zijn. Je werkt anders samen dan met je collega’s van werk. Elkaar aankijken met de vraag: wie doet wat? Weer niemand een potentiële sponsor opgevolgd? Het is klaar met de frustratie want in Sponsorvista kunnen teams taken toewijzen, deadlines instellen en de voortgang bijhouden. Zo krijgt iedereen weer energie en zin om samen te werken.

Of het nu gaat om het centraliseren van contacten, het stroomlijnen van processen, of het optimaliseren van sponsorwerving, met Sponsorvista wordt het allemaal eenvoudig gemaakt. Ben je inmiddels net zo enthousiast als wij? Maak dan vandaag nog je account aan en start direct. Of wil je graag meer lezen over onze mogelijkheden? Download dan onze brochure met meer informatie.