Alles over Sponsoring
Sponsoring voor jouw vereniging begint hier
Goede sponsoring begint met goed beheer. Door je vereniging aan te melden bij SponsorVista leg je in één keer een stevige basis: automatische facturatie, overzichtelijke communicatie met sponsoren, en alles netjes vastgelegd op één plek. Zo verlies je geen informatie bij wisseling van vrijwilligers én krijg je via ons systeem automatisch nieuwe sponsoraanvragen van bedrijven die bij jullie willen sponsoren.
Of je nu net begint of al jaren bezig bent met sponsoring: in dit artikel lees je alles over de vormen van sponsoring, hoe je sponsoren aantrekt én hoe je met professioneel sponsorbeheer via SponsorVista meer uit je sponsordeals haalt.
Ontdek de voordelen en meld je vandaag nog aan.
Wat is Sponsoring?
De definitie van sponsoring is het verlenen van (financiële) steun aan een organisatie of persoon in ruil voor het verwerven van commerciële publiciteit. Dat is een mond vol.
In beginsel betreft het een zakelijke overeenkomst tussen twee partijen waarbij de sponsor een financiële bijdrage, diensten of andere zaken beschikbaar stelt aan de andere partij. Veelal zijn dit verenigingen of stichtingen, maar ook kunstenaars, sporters en culturele organisaties kunnen afhankelijk zijn van sponsoring.
Sponsoring voor verenigingen en stichtingen
Een vereniging en de maatschappij gaan hand in hand. Verenigingen hebben een maatschappelijk doel zoals: samen sporten, muziek maken of een hobby uitoefenen. Meer dan 30% van de Nederlandse bevolking is lid van een sportvereniging.
De vereniging en stichting heeft doorgaans beperkte financiële middelen en is afhankelijk van vrijwilligers en sponsoren om hun maatschappelijke doelstellingen en ambities te realiseren. Deze verenigingen en stichtingen hebben dus baat bij financiële bijdragen of goederen en diensten. Bedrijven kunnen de organisaties helpen door financiële middelen ter beschikking te stellen, of goederen en diensten. Kortweg: door te sponsoren.
Sponsoring voor bedrijven
Voor bedrijven is sponsoring interessant omdat verenigingen en stichtingen een duidelijke doelgroep vertegenwoordigen. De lokale bakker en slager kunnen een vereniging sponsoren in ruil voor publiciteit onder de leden. Dit soort bedrijven maakt geld over in ruil voor de wekelijkse of maandelijkse publiciteit.
Sponsoring kan ook in de vorm van goederen of diensten. Hierbij wordt er geen geld betaald door de sponsor, maar levert de sponsor goederen of diensten aan de vereniging. Voor de sponsor een klein gebaar omdat het hun werk is en daarmee de vereniging een hoop geld bespaart.
Waarom willen verenigingen en stichtingen sponsorinkomsten werven?
Verenigingen en stichtingen zijn non-profit organisaties met een maatschappelijke doelstelling. Meestal is de voornaamste inkomstenbron de contributie van leden. Echter, de kosten worden steeds hoger. Verenigingen hebben te maken met stijgende kosten vanwege verwarming, gas, inflatie, hogere materiaalkosten en overige zaken. De contributie wordt hoger en hoger en de angst dat leden het niet meer kunnen of willen opbrengen wordt groter.
Het werven van sponsoring is daarbij een uitkomst. Verenigingen hebben een doelgroep die voor veel bedrijven interessant is. In ruil voor publiciteit kunnen verenigingen een sponsordeal sluiten om de inkomsten te verhogen.
Zo houden ze meer financiële middelen over om bijvoorbeeld de contributie betaalbaar te houden, of om betaalde krachten in te zetten om te ondersteunen bij het draaiende houden van de vereniging. Zo wordt direct het vrijwilligerstekort aangepakt.
Welke vormen van sponsoring zijn er?
Sponsoring is een breed begrip en de mogelijkheden zijn divers. De vormen van sponsoring zijn samen te vatten in onderstaande categorieën:
- Sponsoring in de vorm van geld / financiële bijdrage
- Sponsoring in de vorm van natura
- Sponsoring in de vorm van promotie
Sponsoring in de vorm van een financiële bijdrage
De meest voorkomende variant is dat een sponsor een financiële bijdrage beschikbaar stelt in ruil voor promotie. Veel sportverenigingen drukken bijvoorbeeld een sponsorlogo op de wedstrijdshirts. In ruil voor de shirtkosten heeft de sponsor extra promotie van zijn bedrijf en merk en mogen de spelers in nieuwe shirtjes spelen. Daarnaast wordt vaak een sponsorbord ingezet in ruil voor sponsorinkomsten.
Tip
Bewaar de beste plek voor een sponsorbord voor de nieuwste sponsor. Zo hangt een sponsorbord de eerste paar weken op een prominente plek waardoor ze extra aandacht krijgen. Maak er een foto van, stuur deze naar de sponsor en bied als vereniging nog meer waarde.
Sponsoring in de vorm van natura
Sponsoring in de vorm van natura komt minder vaak voor, maar is voor verenigingen heel interessant. Bij sponsoring in natura maakt de sponsor geen geld over, maar stelt zij diensten of goederen ter beschikking. Voor deze bedrijven is het interessant omdat ze diensten of goederen “goedkoop” aan kunnen bieden doordat ze enkel de kostprijs betalen.
Tip
Je kan bijvoorbeeld denken aan een administratiekantoor dat een paar uur per maand de administratie van de vereniging bijwerkt. Dat scheelt de vrijwilligers ontzettend veel tijd en de administrateur doet dat een stuk efficiënter en waarschijnlijk beter. In ruil hiervoor promoot de vereniging of stichting het administratiekantoor bij zijn doelgroep.
Sponsoring in de vorm van promotie
De laatste variant is interessant voor bijvoorbeeld artiesten en evenementen. Een artiest of organisator van een evenement kan de lokale/landelijke krant, influencers of de lokale radio vragen om hun optreden of evenement onder de aandacht te brengen. In ruil hiervoor promoot de artiest of evenement de sponsor weer. Hiervoor wordt onderling geen geld overgemaakt.
Let Op
Bij sponsoring in de vorm van natura of promotie moet alsnog een factuur gestuurd worden. De vereniging of stichting stuurt dan een factuur voor de sponsoring in natura (bijvoorbeeld EUR 1.000 per jaar voor de promotie van het administratiekantoor) en het administratiekantoor stuurt een factuur terug van EUR 1.000 voor de verrichte werkzaamheden. Dit is verplicht vanwege een juiste BTW verrekening. Zelfs als je vereniging is vrijgesteld van BTW is dit een verplichting, omdat de sponsor doorgaans wel BTW plichtig is.
Waarom willen bedrijven sponsoren?
Voor veel bedrijven is het interessant om te sponsoren. Grote bedrijven zoals Jumbo, Visma en Heineken staan erom bekend veel te sponsoren. Maar deze bedrijven zijn doorgaans niet interessant voor de gewone lokale vereniging
Maar niet getreurd, ook (kleine) verenigingen zijn voor heel veel bedrijven interessant. Deze verenigingen hebben een lokaal en gecentreerd karakter. Veel bedrijven adverteren in de lokale krant, op social media en de radio. Daar betalen ze veel geld voor. Het sponsoren van een vereniging is een kostenvriendelijke aanvulling hierop.
Sponsoren hebben doorgaans de volgende beweegredenen om een vereniging te sponsoren:
- Persoonlijke redenen
- Commerciële redenen
- Maatschappelijke redenen
- Overige redenen
Persoonlijke redenen
Verreweg de grootste groep sponsoren hebben een persoonlijke reden om te sponsoren. Dat komt doordat een ondernemer graag zijn of haar kind in een nieuw tenue ziet spelen. Deze sponsoren vergen weinig werk doordat ze weinig promotie of tegenprestaties verwachten. Vraag in de vereniging of iemand nog een kennis heeft die wil sponsoren. Er is altijd wel iemand bevriend met een ondernemer die bereid is een paar honderd euro per jaar te sponsoren.
Tip
Bekijk de ledenlijst en controleer de e-mailadressen. Ondernemers of personen met een hoge beslissingsbevoegde positie binnen een bedrijf gebruiken nog wel eens hun werk e-mailadres. Controleer welke leden (ook de jeugd) geen @gmail.com, @hotmail.com, of een andere e-mailprovider gebruiken. Deze spreek je eens een keer aan of ze het niet leuk vinden om te sponsoren.
Commerciële redenen
Niet iedere sponsor heeft een persoonlijke band met de vereniging of stichting. De vereniging heeft voldoende te bieden om sponsoring interessant te maken. Bied de mogelijkheid aan om te adverteren op je website, de nieuwsbrief, het programmaboekje, social media of zelfs directe whatsapp berichten naar de leden (vraag wel eerst toestemming van je leden!). Dit biedt veel waarde voor de ondernemer.
Maatschappelijke redenen
Veel bedrijven krijgen te maken met strengere wet- en regelgeving vanuit de Europese Unie. Eén van die regels is dat bedrijven moeten rapporteren hoe ze presteren op Environment, Social en Governance (ESG) gebied. Het wordt voor bedrijven dus steeds interessanter om actief te laten zien dat ze maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Verenigingen en stichtingen kunnen hierop inspelen omdat ze bij uitstek een maatschappelijke doelstelling hebben en daarbij financiële ondersteuning kunnen gebruiken.
Bedrijven kunnen deze financiële ondersteuning leveren in ruil voor promotie en reclame. Daarbij komt dat bedrijven tegelijkertijd aan hun klanten, leveranciers en aandeelhouders kunnen laten zien dat ze het beste voor hebben met de maatschappij en jullie doelstellingen ondersteunen.
Tip
Stuur de sponsor jaarlijks een bedankje. Dat kan in de vorm van een foto op canvas waarbij hun naam of logo duidelijk zichtbaar is tijdens de uitoefening van de activiteit. Deze foto kunnen de sponsors dan weer laten zien wanneer ze klanten en leveranciers ontvangen op kantoor. Een klein gebaar, met grote impact.
Overige redenen om te sponsoren
De arbeidsmarkt is krapper dan ooit. Bedrijven hebben meer en meer moeite om personeel te vinden. Recruitmentbedrijven springen daarop in door voor ontzettend veel geld op zoek te gaan naar geschikte kandidaten. Kleine bedrijven hebben daar de middelen niet voor.
Als vereniging kan je sponsoren aanbieden om hun vacatures binnen jullie netwerk te delen. Je kan de lokale bakker of slager aanbieden om hun vacature te delen bij jullie xxx leden waarvan 60% tussen de 14 en 21 jaar oud is.
Of in het geval van de lokale kapper: hebben jullie niet leden die op dit moment de kappersopleiding volgen? Die kan je aan elkaar verbinden. Qua sponsoring kan je dan afspreken om bijvoorbeeld voor de komende 5 jaar een sponsordeal te tekenen op het moment dat jullie de vacature vanuit het verenigingsnetwerk weten in te vullen. Win-win situatie voor zowel de sponsor als de vereniging.
Reputatie van bedrijven en sponsoring
De reputatie van een sponsor is van levensbelang, dus het is belangrijk te beseffen wat de impact is van je vereniging op de reputatie van de sponsor.
Op het moment dat de sponsordeal beklonken is kan je volop aan de slag. Maar wees je bewust van de reputatieschade en het risico dat een sponsor loopt. Als je vereniging de fout in gaat en negatief in het nieuws komt, dan heeft dat ook effect op de sponsor. Is er bijvoorbeeld een team dat bij de wedstrijd zaterdag een vechtpartij heeft gestart en staat er de maandag daarna een foto van het team (met sponsoruitingen) in de krant, dan krijgen mensen ook een slecht beeld van de sponsor.
Wees hier scherp op en streef met z’n allen het beste na. Wees je bewust van de reputatie en imago van je vereniging en wat voor effect dat heeft op de sponsoring. Reputatie duurt lang om op te bouwen, maar kan in korte tijd worden verspeeld.
Trends in sponsoring
De afgelopen jaren zien wij dat bedrijven sponsoring steeds professioneler aanpakken. De jaren dat ze jaarlijks een X bedrag overmaken en daar weinig voor terugvragen zijn voorbij.
Vandaag de dag is de concurrentie om de aandacht van consumenten groter en groter. Bekijk het maar eens voor jezelf, hoeveel uren zit je op Facebook, Instagram, TikTok, de nieuwsapps, etc. Overal zie je continue commerciële uitingen van bedrijven. Daar moeten je sponsoren zich ook tussen wringen en dat kost heel veel geld.
Bedrijven verwachten dus meer en meer een wederdienst voor hun sponsoring. Daarbij is maatwerk van belang. Bekijk per sponsor wat je ze kan bieden om ze te verrassen. Het moment dat je verrassend bent voor de sponsor en daadwerkelijke waarde weet te bieden kan dat een langdurige samenwerking betekenen.
Tot slot wordt Maatschappelijk verantwoord ondernemen steeds belangrijker. Zoals eerder vermeld dienen bedrijven hierover te rapporteren richting belanghebbenden en verenigingen kunnen hier een bijdrage aan leveren.
Conclusie
Sponsoring is relevanter dan ooit. Voor verenigingen en stichtingen is sponsoring een grote kans om waarde te leveren aan sponsoren en daarmee extra financiële middelen te krijgen. Voor sponsoren is het een kans om te werken aan hun merkbekendheid, reputatie en tegelijkertijd extra reclame te maken.
Benieuwd hoe jij het sponsorbeheer kan verbeteren en meer inkomsten kan genereren voor jullie vereniging? Download de brochure.
